Privatlivspolitik

1. Om Viborg Bolig- & Erhvervsudlejning ApS

Som led i vores virksomhed indsamler og behandler Viborg Bolig- & Erhvervsudlejning ApS personoplysninger med henblik på opfyldelse af de formål, der er beskrevet i denne privatlivspolitik. Viborg Bolig- & Erhvervsudlejning ApS er dataansvarlig i forhold til behandlingen af personoplysningerne til disse formål.

Hvis du har spørgsmål til privatlivspolitikken eller til vores behandling af dine personoplysninger, kan du kontakte os:

2. Datasikkerhed er vigtig for os

For os er ansvarlig omgang med personoplysninger, der indsamles som led i driften af vores virksomhed, afgørende for vores forretningsmål og omdømme. I denne privatlivspolitik gøres der rede for, hvordan dine personoplysninger indsamles og anvendes, når du er kunde, leverandør eller samarbejdspartner hos Viborg Bolig- & Erhvervsudlejning ApS, og hvordan du kan få indsigt i dine egne personoplysninger.

3. Hvad er personoplysninger?

Personoplysninger er enhver oplysning om en identificeret eller identificerbar fysisk person. Ved en identificerbar fysisk person forstås en person, som direkte eller indirekte kan identificeres, blandt andet ved et identifikationsnummer eller et eller flere elementer, der er særlige for den pågældendes identitet.

4. Hvilken type persondata behandler vi om dig og hvorfor?

De oplysninger, som vi indsamler om dig, anvendes til forskellige formål i forbindelse med dit kundeforhold og driften af Viborg Bolig- & Erhvervsudlejning ApS' virksomhed. Oplysningerne kan variere, alt efter om du er kunde, leverandør eller samarbejdspartner, men vil generelt vedrøre kundeadministration, leverandøradministration samt virksomhedens rettigheder og forpligtelser.

Manglende afgivelse af personoplysninger kan betyde, at Viborg Bolig- & Erhvervsudlejning ApS er ude af stand til at opfylde sine forpligtelser i forbindelse med dit kunde- eller leverandørforhold.

Vi indsamler og behandler som udgangspunkt alene almindelige personoplysninger. I konkrete tilfælde kan det i begrænset omfang være nødvendigt at behandle følsomme personoplysninger, eksempelvis oplysninger om sygdomsforhold.

4.1 Oplysninger vedrørende vores kunder

Vi behandler oplysninger, som du giver os, når du kontakter vores udlejningsafdeling, herunder kontaktoplysninger som navn, adresse, telefonnummer, e-mailadresse og eventuel stilling; CPR-nummer til brug for tilslutning til elværk; forsikringsoplysninger, bankoplysninger og betalingskortoplysninger; præferencer vedrørende markedsføring eller kommunikation; samt oplysninger, du giver os, når du stiller spørgsmål, indberetter et problem eller i øvrigt henvender dig om dit kundeforhold.

Vi kan desuden indhente kreditoplysninger fra kreditoplysningsbureauer til brug for bedømmelse af din økonomiske soliditet og kreditværdighed i forbindelse med dit kundeforhold.

4.2 Oplysninger vedrørende vores leverandører og samarbejdspartnere

Vi behandler oplysninger, som du giver os i forbindelse med indgåelse af en leverance- eller samarbejdsaftale, herunder arbejdssted, jobtitel, navn, adresse, telefonnummer og e-mailadresse, kommunikations- og markedsføringspræferencer samt oplysninger, du giver os, når du stiller spørgsmål, indberetter et problem eller i øvrigt henvender dig som led i samarbejdet.

5. Hvad bruger vi dine personoplysninger til?

Viborg Bolig- & Erhvervsudlejning ApS behandler dine personoplysninger til de formål, der er anført nedenfor. Ikke samtlige formål, kategorier af oplysninger, modtagere eller behandlingstyper gælder nødvendigvis for dig.

Vi behandler kun dine personoplysninger i det omfang, det er nødvendigt i forbindelse med dit kunde-, leverandør- eller samarbejdsforhold, eksempelvis ved rekvirering af en underleverandør til løsning af fejl eller mangler i dit lejemål, eller når behandlingen følger af gældende ret.

5.1 Kundeadministration

Vi behandler personoplysninger i forbindelse med oprettelse og løbende administration af dit kundeforhold, herunder vedligeholdelse af kunderegistre, kreditvurdering, fakturering, inkasso, markedsføring og statistik. Statistikker og analyser udarbejdes i anonymiseret format og indeholder ikke oplysninger, der kan henføres direkte til dig.

5.2 Administration af leverandør- og samarbejdsforhold

Vi behandler personoplysninger i forbindelse med administration af leverandør- og samarbejdsforhold, herunder vedligeholdelse af CRM-register med oplysninger om kontaktpersoner hos leverandører og samarbejdspartnere.

5.3 Overholdelse af gældende love og regler

Vi behandler personoplysninger for at overholde de love og regler, virksomheden er underlagt, samt for at opfylde indberetnings- og oplysningsforpligtelser.

Vi anvender ikke dine personoplysninger til at træffe afgørelser, der alene er baseret på automatisk behandling, herunder profilering. Vi tilstræber, at oplysningerne er korrekte og opdaterede, og beder dig underrette os om ændringer, eksempelvis ny adresse eller nye betalingsoplysninger.

6. Juridisk grundlag for behandling af dine personoplysninger

Vi behandler som udgangspunkt oplysninger om dig på et eller flere af følgende grundlag:

1. Dit samtykke.
2. Indgåelse eller opfyldelse af din kontrakt med Viborg Bolig- & Erhvervsudlejning ApS.
3. Hensynet til vores legitime interesser, herunder de formål, der er beskrevet ovenfor.
4. Opfyldelse af en retlig forpligtelse, vi er pålagt.
5. Beskyttelse af dine eller en anden fysisk persons vitale interesser.
6. At et retskrav kan fastlægges, gøres gældende eller forsvares.
7. Overholdelse af vores eller dine arbejds-, sundheds- og socialretlige forpligtelser, der følger af national ret eller EU-retten.

Der kan også være situationer, hvor vi behandler personoplysninger af hensyn til tredjemands legitime interesser, medmindre hensynet til dine interesser vejer tungere.

7. Deling af personoplysninger

Vi videregiver kun oplysninger i det omfang, det er nødvendigt som led i driften af virksomheden, herunder for at kunne formidle levering og afregning af forbrug. Ved indgåelse af lejemål videregiver vi typisk oplysninger til følgende modtagere:

7.1 Elforsyningsværket

I forbindelse med tilslutning til elværk anvendes navn, adresse, telefonnummer, e-mailadresse og CPR-nummer. Oplysningerne videregives til elværket.

7.2 Vand og varme

Som lejer skal du betale for vand og varme. Vi indberetter derfor navn og adresse til de samarbejdspartnere, der foretager fordelingen.

Vi kan desuden videregive eller overlade personoplysninger til leverandører og serviceudbydere i forbindelse med den almindelige drift, eksempelvis ekstern administration af IT-systemer, analyse, markedsføring, inkasso, kreditvurdering, revision og juridisk bistand.

For oplysninger om leverandørers og samarbejdspartneres behandling henvises til deres privatlivspolitikker og vilkår. Vi tilstræber at begrænse videregivelse i personhenførbart format og videregiver ikke oplysninger, medmindre det er nødvendigt for at drive virksomheden eller opfylde dine behov.

8. Internationale overførsler af dine personoplysninger

Viborg Bolig- & Erhvervsudlejning ApS vil som hovedregel ikke overføre dine personoplysninger til lande uden for EU/EØS.

9. Dataintegritet og sikkerhed

Personoplysninger opbevares ikke længere end nødvendigt for det formål, de er indsamlet til, medmindre opbevaring er nødvendig for at opfylde lovkrav, herunder lovpligtige opbevaringsperioder i forbindelse med bogføring.

Det er vores politik at beskytte personoplysninger med passende tekniske og organisatoriske sikkerhedsforanstaltninger. Når der ikke længere er behov for oplysningerne, sørger vi for, at de slettes på en sikkerhedsmæssigt forsvarlig måde.

10. Dine rettigheder

Du kan til enhver tid gøre dine rettigheder efter gældende databeskyttelseslovgivning gældende. Du kan blandt andet anmode om indsigt, gøre indsigelse mod behandling, herunder automatiserede afgørelser, profilering og direkte markedsføring, anmode om berigtigelse eller sletning, trække et samtykke tilbage og gøre din ret til dataportabilitet gældende.

Hvis du ønsker at gøre en eller flere rettigheder gældende, kan du kontakte os på mail@til-leje.nu. Din anmodning behandles efter den til enhver tid gældende databeskyttelseslovgivning.

Klage over vores behandling af personoplysninger kan indgives til Datatilsynet, Carl Jacobsens Vej 35, 2500 Valby, på dt@datatilsynet.dk eller via datatilsynet.dk.

11. Opdateringer

Viborg Bolig- & Erhvervsudlejning ApS evaluerer og opdaterer løbende denne privatlivspolitik. Du bør derfor regelmæssigt kontrollere siden for ændringer, som kan have betydning for vores behandling af dine personoplysninger.